Metadaten in Office Dokumenten
Da ist zum Beispiel das Dossier über die Massenvernichtungswaffen des Irak, welches Großbritanniens Einstieg in den Irak-Krieg rechtfertigen sollte.
Peinlich für Premier Tony Blair, dass es weniger auf Geheimdienst-Informationen, sondern vielmehr auf Internet-Recherche beruhte: Per Copy & Paste hatten Regierungsmitarbeiter das Dossier aus einer mehr als zehn Jahre alten Studentenarbeit zusammengeschustert. Und bearbeitet hatte es zuletzt die Kommunikationsabteilung unter Blair-Freund Alastair Campbell. Der Beweis: das Word-Dokument des Sicherheitsdossiers. Dort zeigen die Metadaten, wer an dem Text gearbeitet hat, wie lange, wo es gespeichert wurde. Pikant: In der Liste taucht auch der Name von Campbell selbst auf. Seine Abteilung musste sich dank dieser Daten Schlamperei und Manipulation vorwerfen lassen.
Dabei hat sein Team nur das gemacht, was tausende Nutzer täglich auch tun: Office-Dokumente per E-Mail versenden oder ins Internet stellen. Doch Word & Co. speichern auch den Namen sowie die Firmenbezeichnung des Verfassers. Daten, die der Nutzer bei der Installation angab, sind nun für jedermann deutlich sichtbar unter »Datei«, »Eigenschaften«. Dort steht auch, wann das Dokument erstellt und bearbeitet wurde, welchen Speicherpfad es hat und wie viele Versionen es gibt – das alles sind Metadaten.
„Macht nichts, ich hab ja nichts zu verbergen“, mag da mancher denken. Doch was passiert, wenn Sie einen Lebenslauf als Word-Dokument per E-Mail an ein Unternehmen verschicken und der Personalchef alle Versionen dieses Schreibens lesen kann? Meist reicht es, einfach unter »Extras« die Funktion »Änderung nachverfolgen« zu aktivieren. Schon kann man etwa lesen, wo der Kandidat sich noch beworben hat.
Praxis-Tipps: So schützen Sie sensible Daten
Wer Office-Dokumente (.DOC, .XLS, .PPT) per Mail verschicken oder im Internet veröffentlichen will, sollte einige Vorsichtsmaßnahmen ergreifen, um persönliche Daten zu schützen:
Unter »Extras« die Funktion »Änderungen nachverfolgen« deaktivieren, damit Unbefugte nicht nachvollziehen können, was Sie ergänzt oder gelöscht haben.
Unter »Extras«, »Optionen« im Register »Sicherheit« löschen Sie sensible Datenmit einem Häkchen vor »Persönliche Informationen beim Speichern aus dieser Datei entfernen«.
Achtung: Sie müssen diese Funktion in jedem Dokument aktivieren, standardmäßig lässt sie sich erst – so Microsoft – ab Office XP einrichten.
Welche persönlichen Informationen Office noch speichert, finden Sie unter »Datei«, »Eigenschaften«. Löschen Sie alle Einträge, damit die Daten nicht Unbefugten in die Hände fallen.
Dokumente garantiert ohne Metadaten erhalten Sie, indem Sie Office-Dateien als HTML, ASCII-Text oder PDF sichern. Allerdings können Sie nur Excel- und Word-Dateien als ASCII-Text speichern – Microsoft nennt diesen Dateityp „Nur Text“. Nachteil: Die Dateien lassen sich kaum formatieren.
Wer darauf aber nicht verzichten will, sollte PDF-Dokumente erstellen. Dafür brauchen Sie jedoch entweder den teuren Acrobat Distiller (Adobe Acrobat 6.0, knapp 430 Euro) oder einen kostenlosen PDF-Writer.
CIB pdf Plugin: Add-on für Word 97, 2000 und XP
pdfFactory Pro: Druckt aus allen Anwendungen heraus PDF-Dateien
PDFCreator: Erstellt 1a-PDF-Dateien
AFPL Ghostscript / GSview: Kostenlos PDFs erstellen
Achtung: Wenn Sie die PDF-Files nach dem Konvertieren bearbeiten, können diese Änderungen auch wieder sichtbar gemacht werden.
Quelle: chip.de
Office macht das schon lange :]
